SİPARİŞLER TEMELİNDE ENTEGRE FATURA KONTROLÜ
Bir satınalma siparişinin gerçekleştirilmesi ve devamında talep edilen malların teslim edilmesi için, ERP sisteminde bir taraftan satınalma alanında satınalma siparişi oluşturulur ve diğer tarafta envanter yönetimi alanında mal girişi kaydedilir.

Entegre fatura kontrolünün yürütülebilmesi için bu belgelere bir referans oluşturulması gerekir.

ERP Fatura Kontrolü modülünde kullanıcılar, ilgili ölçütleri (tedarikçi numarası, satınalma siparişi numarası, tarih, vs.) kullanarak söz konusu satınalma siparişini veya mal girişini kolaylıkla arayabilir.

Burada satınal ma siparişlerinden fiyatlar ve mal girişinden miktarlar (varsa iade düzeltmesi ile) getirilir. Kopyalama işlemi gerçekleştirildikten sonra, mevcut faturanın fiili ve muhasebesel olarak doğru olup olmadığı kontrol edilir.

Bu bağlamda, faturada düzenlenen mallar için gerçekten bir giriş olup olmadığı otomatik olarak kontrol edilir. Ayrıca tabii ki, kendisi için bir mal girişi gerçekleşmemiş olan satınalma siparişlerine ilişkin faturalar da kontrol edilebilir. Değer temelinde bir tahsilat işleminin gerçekleştirilmesinden sonra (mal girişli satınalma siparişlerine benzer şekilde), miktarlar da kontrol edilebilir.

Fatura kontrolü çerçevesinde ERP Fatura Kontrolü modülünde tutarsızlıklar belirlenirse, ilgili tutarsızlığın nedeni açıklığa kavuşturulmalı ve gerekirse fatura yeniden düzenlenmelidir.

Sapmaların yer aldığı bu tip faturalar, tıpkı ön kaydı yapılmış ancak henüz işlenmesi tamamlanmamış fatura kontrol belgelerinde olduğu gibi sistemde “askıya alınır” - işlemin devam etmesi beklenir ve bu faturaların Finansal Muhasebe’ye aktarımları bloke edilir.

Fark tespit edilemez duruma gelindiğinde bu faturaların kaydı yapılabilir, finans modülüne ve diğer modüllere aktarımı gerçekleştirilebilir. Bu işlem her belge için manuel veya otomatik olarak toplu biçimde gerçekleştirilebilir.

İADE VE MASRAF FATURALARI
Teslim edilen mallar tamamen veya kısmen tedarikçilere iade edilirse,sipariş faturasından referans alınarak bir iade faturası oluşturulabilir.

Nakliyat, paketleme vs. gibi ek masraflar doğrudan ilgili fatura kalemlerine atanabilir veya kalemlerin değer yada miktarlarına bağlı olarak orantılı olarak dağıtılabilir.

DİĞER MODÜLLER İLE BAĞLANTI
ERP Fatura Kontrolü modülü, fatura kaydı sırasında oluşturulan belgeleri temel alarak bağlantılı olduğu modüllere bilgi sağlar ya da diğer işlevsel alanlardan daha fazla veri kullanımı sağlar.

Gelen faturanın kaydedilmesi ile birlikte ERP Fatura Kontrolü modülü, ERP Finansal Muhasebe modülündeki tedarikçi hesabında bir açık kalem oluşturur.

Bu kalem, ödemenin gerçekleştirilmesi için bir teklif niteliğindedir. Yukarıda bahsedilen hesap tayini aracılığıyla ,genel muhasebe verileri ERP Maliyet Merkezleri Muhasebesi modülüne aktarılır.

Ayrıca bir maliyet merkezine, ek masraflara, projelere vs. hesap tayini yapmak mümkündür. Sabit kıymet numaralarına hesap tayin etme özelliği ile yeni değerleme hesaplamalarının doğrudan belirli bir sabit kıymete atanmasına imkan sağlanır.

Yeni alınan sabit kıymetler için de gelen faturalar muhasebeleştikten sonra ERP Sabit Kıymet Yönetimi modülüne de aktarılabilir.

Bir faturanın muhasebeleşmesi ile birlikte ilgili bilgiler ERP Temel Veriler modülüne de aktarılır. Böylece ilgili ürünün son satınalma fiyatı malzeme kartında güncellenir ve yürüyen ağırlıklı ortalama fiyatın hesaplanmasına da dahil edilir.

Fatura Kontrolü modülü ayrıca kalite güvence kapsamındaki tedarikçi değerlendirmesi ile de bağlantılıdır.

Modülün, ERP Kalite Yönetimi entegresi sayesinde, yeniden işlemeler ve iadeler gibi kalite güvence süreçleri de dikkate alınır. Tabii ki ERP Doküman Yönetimi modülüne entegrasyonu sayesinde sisteme kaydedilen faturalara bağlantılar da oluşturulabilir.

MANUEL FATURA KONTROLÜ
Her faturanın temelinde bir sipariş söz konusu olmayabilir. Bu nedenle ERP Fatura Kontrolü modülünde, faturalar herhangi bir sipariş referansı olmadan manuel olarak da kaydedilebilir. Bunun için faturadaki verilerin sisteme manuel olarak girilmesi gerekir.

Genel muhasebe hesabı niteliğindeki hesap ataması,maliyet merkezi gibi veriler fatura kaleminde saklanırken,belge tarihi ve ödeme koşulları gibi bilgiler de fatura başlığında saklanır. Manuel kaydedilen faturaların kontrolü, sipariş temelli fatura kontrolüne benzer şekilde gerçekleştirilir.

SABİT KIYMET YÖNETİMİ
ERP ile SABİT KIYMET YÖNETİMİ VE MUHASEBE ENTEGRASYONU İşletmeler üretim veya hizmet sunumlarında kullanılmak üzere çok sayıda makine, teçhizat, arazi, bina, tesis veya tesisat edinirler ve bunları bizzat işletme faaliyetlerinde kullanırlar.

Esas amaçları satılmak olmayan tüm bu varlıklara “sabit kıymetler”, “duran varlıklar” veya biraz daha eski bir tabirle “demirbaşlar” denir. Küçük ve orta boy işletmelerde bile “binlerce” sabit kıymetin kullanılması çok olağandır. Her ay sonu tekrarlanan işlemleri ve işletmenin genel muhasebe, maliyet muhasebesi ve satınalma birimleri ile yoğun entegrasyon ihtiyacı sonucu “sabit kıymetlerin” yönetimi ve muhasebeleştirilmesi, işletmeler için çok önemli ve yoğun çabalar gerektirir.

ERP’nin diğer ilgili modülleri ile tam ve akıcı entegrasyonu sayesinde, AST (Asset Management) – Sabit Kıymet Yönetimi modülü, sabit kıymetlerin edinimleri (satınalma veya inşa yoluyla) sonrasında işletmelere, ͧ kayıt altına alma (amortisman detayları, satınalma ve sigorta bilgileri, vs.) “erken ödeme sonucu kazanılan indirimleri uygulama, ͧ sabit kıymet için yapılan ek yatırım ve masrafları yükleme, ͧ yeniden değerlemeleri hesaplama ve işleme alma, ͧ aylık ve gerektiğinde günlük bazda amortismanlarını (yıpranma tutarlarını) hesaplama ve muhasebeleştirme, ͧ tam veya kısmi “satma”, “hurdaya çıkarma” ͧ resmi veya yönetimsel raporları hazırlama, ͧ fiziksel sayım ve zimmetleme işlemlerinde yardımcı olur.

RAPORLAMA ERP Sabit Kıymet Yönetimi modülü, resmi veya yönetsel ihtiyaçları karşılamak için birçok hazır rapor sağlar. Amortisman tutarlarını listeleyen raporlar “gerçekleşmiş”, “gelecekte gerçekleşecek” veya “tümü” seçenekleri ile alınabilir. Böylece gider yazılan veya sonraki tarihlerde gider yazılması olası tutarlar analiz edilebilir.

Farklı birçok opsiyon ile alınabilen raporlara bazı örnekler: ͧ Sabit kıymet bilgileri listeleri ͧ Sabit kıymet gelişimi (aktife giriş, indirim, masraflar, amortismanlar vb. gelişim tarihçesi) ͧ Sabit kıymetlerde dönemsel gelişmeler raporu ͧ Sabit kıymetler amortisman tutarları ͧ Sabit kıymetler yeniden değerleme tutarları ͧ Sabit kıymetler özel listeler Raporlar zengin sorgulama parametreleri ve çeşitli statü ayarları ile oluşturulup diyaloglar üzerinde detaylı analiz yapılabilir; istendiğinde PDF veya excel sheet formatlarında alınabilir.

BÜTÇELEME
Bütçeleme, işletmeye ilişkin bir planlama süreci, maliyet muhasebesi ve kontrol kapsamındaki önemli görevlerden biridir. ERP BUD (Budget) – Bütçeleme modülünde satış ilişkili bir bakış açısıyla satış planlaması yapılır.

Modül, Finansal Muhasebe (hesap düzeyinde) veya maliyet muhasebesi (maliyet çeşitleri/maliyet merkezleri düzeyinde) temelli planlama çalışmalarını da kapsar. Bütçelemenin önemli bir amacı, planlanan ve fiili değerleri karşılaştırarak denetlenen süreçleri (örn.maliyetlerin düşürülmesi amacıyla) yola sokmaktır. ERP Bütçeleme modülü, yılları referans alır. Modül aracılığıyla yıllık plan dâhilinde tüm aylara ilişkin ayrıntılı bilgiler de edinilebilir. Her bir mali yıl için istenen sayıda bütçe planı birlikte yapılabilir ve bu bütçe planlarından biri “fiili bütçe” olarak tanımlanabilir. Ayrıca geçmişteki plan/fiili verileri, yeni planların oluşturulması amacıyla bütçe sorumlularına aktarılabilir. Bütçeleme modülünün diğer işlev alanları ile bağlantısı, planlama sürecini daha verimli kılar.

Modülün genel sisteme olan entegrasyonu aşağıdaki grafikte gösterilmiştir.

SATIŞ PLANLAMASI
Satış planlaması, planlamanın yapılacağı alanın gerektirdiği düzeyde ayrıntılandırılabilir; malzemeler ve müşteriler temel alınarak en alt düzeyde gerçekleştirilebilir.

Bu durum kullanıcının, hangi müşterinin hangi malzemeden ne kadar alacağına ilişkin tahminde bulunabileceği anlamına gelir. Diğer yandan ERP Bütçeleme modülünde, satış rakamlarının daha az ayrıntıyla planlanması; müşteri ve/veya malzeme grupları düzeyinde özetlenmesi de mümkündür.

Planlama kapsamından bağımsız olarak, plan değerleri birer yıllık değer olarak kaydedilebilir; önceden tanımlanmış dağıtım işlevi yardımıyla ilgili aylara bölünebilir.

Ayrıca Bütçeleme modülündeki aktarım işlevi, satış odaklı oluşturulan satış planından üretim planı türetilmesine de olanak sağlar. Ürün ağaçları ve çalışma planları analiz edilerek, üretim için planlanan satınalma siparişi miktarları ve hizmet türleri, üretim planından tekrar oluşturulabilir.

MALİ PLANLAMA
Oluşturulan satış ve üretim planları, işletmenin mali planlamasına kaynak oluşturur. Finansal muhasebe temel alınarak gerçekleştirilen bu planlama,ERP Bütçeleme modülünün odak noktasıdır. Satış miktarlarının planlanmasına benzer şekilde, Finansal Muhasebe'deki her bir hesap için aylık bir plan değeri tanımlanabilir. ERP Maliyet Muhasebesi modülünde ihtiyaca göre değerlendirilebilmeleri için bu verilerin, değiştirilebilmesi mümkündür. Genellikle değerler, maliyet merkezleri ve maliyet çeşitleri düzeyine kadar ayrıştırılır.

RAPORLAMA
ERP Bütçeleme modülü kapsamında çeşitli analizlere imkan veren standart raporlar mevcuttur: ͧ Satış rakamları için plan/fiili karşılaştırması ͧ Planlanan bilanço/kâr ve zarar hesabı (Finansal Muhasebe) ͧ Planlanan maliyet dağıtım tablosu (Maliyet Muhasebesi)ERP Finansal Muhasebe modülündeki raporlama aracında, muhasebe ilişkili plan verileri mevcut olduğundan, müşteriye özel değerlendirmeler yapılabilir. Gerekli bilgiler (örn. planlanmış maliyet hesaplaması verileri),ERP içinde standart olarak bulunan Çevrimiçi Analitik İşleme/İş Zekası modülünde hazırlanabilir.

DİĞER MODÜLLER İLE BAĞLANTI
Bütçeleme modülü bileşenlerinin genel sisteme bütünüyle entegre ve diğer modüllerle bağlantılı bir yapıya sahip olması, kullanıcılara sayısız avantaj sunar. Böylece ERP Bütçeleme modülündeki planlanan satış rakamları için ERP Satış modülündeki fiili veriler kullanılabilir. Planlanan rakamlar geçmişteki satış rakamları ile doğrudan bağlantısı olmadan tanımlanırsa kullanıcılar, satış fiyatı listelerinden, planlanan satış fiyatlarını aktarabilir.

Bütçeleme çerçevesinde oluşturulan plan değerleri,ERP Malzeme İhtiyaç Planlaması modülünde dikkate alınabilir; ilişkili süreçlerde kullanılabilir. Bunlar ayrıca raporlama için fiili değerler ile karşılaştırılabilir ve sapma analizleri için bir altyapı oluşturur. Muhasebe ve raporlama planlamalarında, ERP Finansal Muhasebe veya ERP Maliyet Muhasebesi modüllerinde yer alan geçmiş fiili değerler de kullanılabilir.

MALİYET MERKEZLERİ MUHASEBESİ
Maliyet Merkezleri muhasebesi, şirketler ile dış dünya arasındaki ticari işlemlerin kaydedilmesinden sorumludur ve yasal düzenlemelere (örn. HGB veya EStG) tabidir. Maliyet hesaplaması ise genellikle şirket içi raporlama için kullanılır. Birincil amacı şirket içinde ortaya çıkan ticari işlemlerin kontrol edilmesidir.

MASRAF ÇEŞİTLERİ
ERP sisteminde, Finansal Muhasebe'deki gider hesapları aynı zamanda masraf çeşitleri olarak da görev yapar. Burada bunların sabit veya değişken masraflar olarak tanımlanması ve ayrıca masraf çeşidi grupları oluşturularak özetlenmesi mümkündür.

Ayrıca bir hesabın veya hesap çeşidinin masraf merkezine tabi olarak tanımlanması da mümkündür. Bunun amacı, ilgili tüm Finansal Muhasebe kayıtlarının maliyet merkezlerine aktarılmasını garanti etmektir.

MASRAF TAŞIYICILARI
ERP Maliyet Merkezleri Muhasebesi modülü, çok çeşitli masraf taşıyıcılarının tanımlanmasına (örn. iş emirleri veya projeler) olanak sağlar.

Dönem boyunca oluşan masraf taşıyıcıları, eşzamanlı bir hesaplama ile kontrol edilebilir. Buna göre, bir nihai maliyet hesaplaması aracılığıyla gerçekten oluşan masraflar ile asıl planlanan masraflar arasında bir karşılaştırma gerçekleştirilebilir.

ERP Finansal Muhasebe modülü, maliyet muhasebesi alanında kullanılanlar ile aynı planlanan masraflara erişim sağlar veya yalnızca Finansal Muhasebe alanında dikkate alınan ayrı bir bütçe oluşturur.

MALİYET MERKEZLERİ
ERP Maliyet Merkezleri Muhasebesi modülündeki maliyet merkezi ana verileri, belirli bir sayıda masraf yeriyle sınırlı kalmadan, istenilen şekilde tanımlanabilir.

Tanımlanan maliyet merkezleri ERP Finansal Muhasebe modülünde masraf çeşitleri (masraf hesapları) ile ERP Üretim Planlaması ve Kontrolü ve ERP Proje Yönetimi modüllerinde ise masraf taşıyıcıları (üretim onayları) ile ilişkilendirilirler. Bu ilişkilendirme ERP Maliyet Merkezleri Muhasebesi modülünün diğer modüller ile entegre bir biçimde çalışmasına olanak sağlar. Ayrıca her maliyet merkezi için üst maliyet merkezi tanımlayarak maliyet merkezi hiyerarşisinin oluşturulması da mümkündür.