Servis yönetiminiz ERP ile tıkır tıkır işlesin!
WOC ERP Teknik Servis Yönetimi modülü; sistemde mevcut olan ve servis durumu ile ilişkili tüm bilgileri ihtiyaca göre kullanıma sunar.
Hizmet, ticaret veya üretim… Şirketiniz hangi sektörde faaliyet gösteriyorsa olsun; WOC ERP Teknik Servis Yönetimi modülü sektörünüzün ve teknik servis ihtiyaçlarınızın gerekliliklerine uygun şekilde uyarlanabilir. Size ve ekibinize kolaylık sağlarken bu sayede müşterilerinizin memnuniyetini de en üst düzeye çıkarır.
ERP Servis Yönetimi modülü ile neler yapabilirsiniz?
● Periyodik olarak tekrar eden servis aktivitelerinizi yönetebilir, düzenleyebilir ve işleyebilirsiniz.
● Müşterileriniz arıza bildirimlerini en kolay şekilde iletebilir.
● Çalışanlarınız, Servis Yönetimi modülünün yardımıyla servis adımlarına ilişkin bir protokol oluşturabilir ve kullanılan malzemeleri veya değiştirilen parçaları kaydedebilir.
● İnteraktif kontrol listelerinin ve anketlerin oluşturabilirsiniz.
YERİNDE SERVİS
Yazılımın genel teknolojik altyapısı ve ERP Servis Yönetimi modülünün işlevleri, kullanıcılara firmadaki servis işlemlerinin yanı sıra müşteri tarafındaki servis çalışmalarının da yönetilebilmesi olanağını sunar.
Böylece çalışanlar, uygulamaya her yerden veya her kullanım alanından erişebilir, müşteriye özel bilgileri çağırabilir ve yedek parçalar ve malzeme tüketimi gibi servis ile ilgili verileri kaydedebilir.
Modül, aynı zamanda, sağlanan hizmetler için hemen bir protokol oluşturulmasına ve faturanın henüz müşteri tarafındayken düzenlenmesine de olanak tanır.
ERP Servis Yönetimi modülünde cihazlar, makineler ve demirbaşlar için seri numarasına göre montaj ve demontaj özelliği de mevcuttur.
DEĞERLENDİRMELER VE ANALİZLER
ERP Servis Yönetimi modülünün konfigürasyonu, servis sorumlularına çok çeşitli kategorizasyon olanakları sunar. Burada kategorizasyon için çok çeşitli bilgiler temel alınabilir. (Örn: Proje aidiyetleri, departmanlar, çalışanlar, öncelikler, servis grupları veya bildirim tipleri)
Veritabanındaki tüm veriler, değerlendirmelerin gerçekleştirilmesi ve gelecekteki servis aktivitelerinin daha iyi planlanmasına yarayacak değerli bilgilerin edinilmesi için kullanılır.
Böylece örneğin iadeleri, hata nedenlerine göre analiz edebilir ve gerekli denetim önlemlerini zamanında alabilirsiniz.
Servis geçmişi, servis statülerinin yanı sıra hangi çalışanın hangi servis durumu için ne zaman çalıştığına yönelik anlık bir genel bakış da sunar.
Kullanılan her malzeme için tüm satınalma ve değerleme bilgileri kaydedildiğinden servis durumlarına ilişkin bir maliyetlendirme yapılması da mümkündür.
Böylece mevcut veri kümesi kullanılarak doğrudan inceleme yapılabilir ve servis alanı ile ilgili satış hasılatındaki gelişmeleri takip edebilirsiniz. Malzeme tedariği, arıza ve onarım süreleri ile ilgili analizler ve seri numaralı ürünler için sağlanan takip özelliği sayesinde son derece faydalı bilgilere erişmeniz içindir.
HARİCİ HİZMET VERENLERİ DAHİL ETME
ERP Servis Yönetimi modülünde tedarikçiler, harici servis departmanları olarak tanımlanabilir ve servis işlemlerine, hizmet veren olarak dahil edilebilir.
İstenirse bu harici iş ortaklarına ERP sistemi için sınırlı erişim verebilir ve böylece verilerin bakımı, zamansal gecikmeler olmadan gerçekleştirebilirsiniz.
Tedarikçiye özel harici depoların yönetilmesi (Örn: Yedek parçalar için) ve gelen faturaların yönetilmesi de modülün işlevlerindendir.
GENEL SİSTEME ENTEGRASYON
Tüm ERP modülleri genel sisteme bütünüyle entegre edilmiştir.
Tüm veriler merkezi şekilde yönetildiği için, devam eden ve verilen garantiler, aktif durumdaki ve geçmişteki servis olayları veya satılan ve satın alınan seri numaraları ile ilgili bir görünüm, tedarikçi ve müşteri veri kümesinden çağrılabilir.
Müşterideki bir servis olayı çerçevesinde bazı bileşen demontajı gerekiyorsa, bunlar ERP Üretim Planlaması ve Kontrolü modülü aracılığıyla işlenen bir servis iş emrine doğrudan aktarılabilir.
Bunun için gerekli olan bakım ürün ağaçları ve çalışma planları gibi bilgiler, ERP Ürün Ağaçları ve ERP Rotalar ve İş Merkezleri ile ilgili modüllerden çağrılabilir.
Servis faturalarının oluşturulması sırasında, servis yönetiminin satış (ERP Satış) ile entegre yapısı sayesinde tüm satış bilgileri sorgulanabilir: Bunun için adres ve iletişim bilgileri, aktif fiyat listeleri, çerçeve sözleşmeler, özel indirimler ve diğer ödeme koşulları gibi bilgiler merkezi olarak kullanıma sunulur.
ERP Servis Yönetimi modülündeki seri numarası yönetimi sayesinde, kullanıcılar bir seri numarası ile ilgili tüm verilere kapsamlı bir genel bakış sağlayabilir.
Bu noktada, ürünün özelliklerine bağlı olarak Satınalma, Satış, Malzeme Yönetimi, Üretim ve tabii ki Servis Yönetimi modüllerinin işlev alanları birlikte çalışır ve sürecin daha etkin şekilde yürütülmesini destekler.
● Ürün Bazında, Fatura Bazında, Satıcılar Bazında, Alıcılar Bazında, Sipariş Bazında karlılık raporlarını alabilirsiniz.
● Tedarikçi alım anlaşmalarının takibi ile tek bir işlem sayesinde irsaliyelerin ve siparişlerin faturalandırılması yapılabilir.
● Ürün özellikleri ile stokların özelliklerine göre filtrelenebilmesi kolaylığı vardır.
● Seri ve barkod okutarak depo sayımının yapılması imkânı verir.
● Depolar arası transfer, Mal Kabul, fire gibi işlemlerin el terminalleri aracılığı ile yapılabilir.
● Şirket kredi kartlarını takip edebilirsiniz.
● İnternet üzerinden satış yapabilirsiniz.
● Gelişmiş raporlama sistemi ile verilerinizi saklayabilirsiniz.
Servis Hizmet Süreç Yönetimi
Servis Hizmet Yönetimi modülü ile servis hizmeti veren işletmeler tüm servis süreç yönetimi ihtiyaçlarını karşılar, pratik ve hızlı kullanım sayesinde servis departman verimliliklerini arttırırlar.
Form, Personel ve Ekip Yönetimi
Farklı servis süreçlerinizi tanımlayarak bu süreçlerle ilgili olan sorumlu departmanları belirleyebilir, süreç değişikliklerini personelinize veya müşterinize e-posta veya sms yolu ile bildirebilir, tüm işlemlerin yazılım üzerinden takip edilip form çıktılarından kurtulmasını sağlayabilirsiniz.
Garanti ve Sözleşme İşlemleri
Seri numarası, garanti tarihi, önceki servis işlemleri, arızalı ürünlerle ilgili resimlerin kaydedilebilmesi, sözleşmeli müşteri takibi, personellerin görevlendirilmesi, personellerin servislere harcadıkları sürelerin kaydedilebilmesi, karlılık analizlerinin yapılabilmesi, yapılan işlemlerin ve kullanılan malzemelerin kaydedilip tek tuşla faturalandırılabilmesi, cari hesap ekstre detayında teknik servis işlemlerinin listelenebilmesi gibi farklı ihtiyaçlara çözümler bulabilirsiniz.
● Hizmetlerin Maliyetlendirilmesi
● Faturalandırma
● Prim ve Görev Takibi
● Gelen, Satılan, İade Edilen ürün takibi, Özel Değer Takibi
Yönetim Paneli:
Servis Yönetim Paneli üzerinden açıktaki servisler, kapanan servisler, sözleşme sayıları, personellere göre servis formları, personellere göre görev sayıları gibi analizlere anında ulaşabilirsiniz.
Neden Servis Hizmet Yönetimi?
Teknik sektörün her ihtiyacını karşılayan Teknik Servis Yönetim Sistemi, sayesinde ithalat ve ihracat, satış ve teslim, maliyet ve kar dâhil her süreci aktif olarak takip edebileceksiniz. Sürekli güncellenen ve geliştirilen yapısı sayesinde tek sistem üzerinden online olarak işlemlerinizi yapacaksınız. Entegre yapısı sayesinde ödeme ve kargo kontrollerinizi de anında gerçekleştireceksiniz. Servis Hizmet Yönetimi kullanarak her durumda en verimli çalışmayı gerçekleştireceksiniz.
Servis Hizmet Yönetimi sayesinde teknik servisinizi takip edebilirsiniz. İstediğiniz sayıda teknik servis elemanınızı sisteme tanımlatabilir, servis elemanlarına servis formu veya görevlendirme atayabilir, prim takibi yapabilirsiniz. Vereceğiniz hizmetleri, fiyatları, sözleşmeye dahil malzemeleri ve ödeme şekillerinizi tanımlayarak işinizi kolaylaştırabilirsiniz. İnternet üzerinden satış yaparak bu satışlarınızın müşteriye ulaşıp ulaşmadığını teyit edebilir, stok alış – satış istatistiklerinizi edinebilirsiniz.
BAKIM YÖNETİMİ
Bakım Yönetimi modülünün görevi, tesislerin ve teknik sistemlerin hedeflenen işlevsel yeterlilikte çalışmalarını sürdürmek veya devre dışı kalmaları halinde bunları tekrar devreye sokmaktır.
Sistem kesintilerinin önlenmesi ve makine kullanım sürelerinin uzatılmasının yanı sıra modül ile ayrıca bakım çalışmalarının verimli şekilde gerçekleştirilmesi, iş akışlarının güvenceye alınması sağlanır ve iş güvenliğinin iyileştirilmesine katkıda bulunulur.
PERİYODİK BAKIM
Periyodik veya düzenli bir bakımda, teknik sistemlerin işlevsel bütünlüğünü korumak amacıyla planlı ve önleyici bakım çalışmaları gerçekleştirilir. Bakım çalışmalarını düzgün şekilde gerçekleştirmek için güncel olarak kullanılmakta olan sistemlerin ve cihazların ERP sisteminde bakım nesnesi olarak oluşturulmaları gerekir.
Bu nedenle her bir bakım nesnesi için bakım yöntemleri tanımlanır ve gerekli çalışma adımları tanımlanır.
Ayrıca makine tipi (örn. paketleme ünitesi) ve periyodik bakım aralığı (örn. haftalık, aylık veya yıllık) ERP Temel Veriler modülünde ve sistemin seri numarası ise ERP Bakım Yönetimi modülünde kaydedilir. Bu kayıtlar, her bir seri numarası için sistemde tanımlanan verilere göre bakım planları oluşturulmasını sağlar.
Planlama işlemi kullanıcı tarafından yapılabileceği gibi otomatikleştirilmiş olarak düzenli periyotlarla da yapılabilir.
Planlama süreci, yapılacak periyodik kontrolün türüne ve periyoduna göre otomatik olarak yapılır ve birer bakım planı olarak kayıt altına alınır. Bakım planları Bakım modülü altında izlenebilir.
Planlamacı oluşturulan bakım planlarını uygulamak isterse, ilgili bakım planlarını onaylayarak Bakım iş emrine dönüştürebilir. Oluşturulan bakım iş emirleri Bakım Yönetimi uygulaması ile takip edilir ve uygulanır. Eğer ilgili Bakım planları onaylanmaz ise yapılması gereken bakım işlemi bir sonraki planlama sürecinde tekrar önerilir.
BAKIM ONAYI
Bir bakım emri (periyodik bakım veya öngörülmemiş bir arıza olmasından bağımsız olarak) gerçekleştirildikten sonra, uygulanan önlem için ERP Bakım Yönetimi modülüne bir onay verilir. Önlemin hangi sistem için uygulandığı, ne kadar zamanda gerçekleştirildiği ve varsa hangi yedek parçaların takıldığı bu şekilde sisteme kaydedilir.
ARIZA DURUMLARINDA ONARIM
Arıza durumlarından sonraki onarımlarda, bir defa ortaya çıkan geçici arıza mesajları ve sistemdeki teknik işlevselliği geri getirebilmek için kısa vadeli olarak gerçekleştirilecek onarım çalışmaları kayıt altına alınır. Beklenmeyen durma hallerinde genellikle ikame sistemlere geçilmesi gerekir; fazla mesai yapılması gerekebilir ve dolayısıyla maliyetler de artar. Bu nedenle, periyodik olmayan bu tip bakımlarda şirketin çok hızlı şekilde tepki verebilmesi gerekir. Örneğin telefonla bir arıza bildirildiğinde bu arızanın sisteme hemen kaydedilmesi gerekir. Oluşturulan arıza mesajından, bu sistemin bakımı ile ilgili (periyodik bakımdaki gibi tanımlanarak) kayıtlı genel bilgiler temel alınarak bir bakım iş emri oluşturulur. Emir oluşturulduktan sonra, bakım için ihtiyaç duyulan süre ve yedek parçalara ilişkin bilgi sahibi olunur.
YEDEK PARÇALARIN TEDARİĞİ
Bir sistem için düşünülebilecek tüm yedek parçalar ERP Ürün Ağaçları modülünde kaydedilir. Kullanılan bu bileşenler, onay zamanında ERP Stok Yönetimi modülü aracılığıyla otomatik olarak stoktan çıkartılır. Parçaların, kullanılabilir stoktan manuel olarak çıkartılması da mümkündür. Bir bakım veya onarım çalışması ile ilgili eksik yedek parçaların tedarik edilmeleri gerekir. Bunun için ERP Satınalma modülünde, otomatik veya manuel olarak bir satınalma isteği işlemi başlatılır. Sipariş edilen parçalar teslim edildiğinde, bunlar ERP Stok Yönetimi modülünde mal girişi ve dolayısıyla kullanılabilir stok olarak kaydedilir ve gerekli bakım için kullanılabilmeleri mümkün olur.
DEĞERLENDİRMELER VE ANALİZLER
Bakım amacıyla toplanmış tüm mevcut bilgiler, gelecekteki bakım planlarının daha iyi yapılması ve yürütülmesi için temel alınabilir. Çeşitli değerlendirmeler sayesinde şirket, teknik sistemlerinin bakımını öngörülü şekilde yapma ve iş akışlarını zamanında güvenceye alma olanağına sahip olur. Masraf kontrolü amacıyla, gerçekleştirilen bakım ve onarım çalışmaları için ERP Maliyet modülünde (ERP Üretim Planlaması ve Kontrolü modülü ile bağlantılı olarak) nihai maliyet hesaplamaları oluşturulabilir.
Gerçekleştirilen bakım iş emirlerine ilişkin masraflar, geçerli saat ücreti oranları ile onay sırasında girilen süreler çarpılarak hesaplanır. Ayrıca çeşitli analizler de gerçekleştirilebilir. Bunun için gerekli olan temel veriler, bakım ve onarım iş emirlerindeki onaylardan ve periyodik kontrol listelerinden alınır. Bu belgeler, bakım dönemi sona erdikten sonra bu dönemde ortaya çıkan şikayetler ve bakım çalışmaları hakkında bilgiler içerir. Bu gibi değerlendirmeler sayesinde şirket, gerçekleştirilen bakım çalışmalarına ilişkin nedenler, çözümler ve harcanan zamanlar ile ilgili bilgiye sahip olur.
Entegrasyonun avantajları nelerdir?
ERP yazılımının büyük bir avantajı da tüm işlev alanlarıyla kusursuz bir entegrasyona sahip olmasıdır. Sistemdeki diğer modüller ile herhangi bir arayüz gerekmeden bağlantı kurulabilmesi sayesinde veriler güncel tutulur ve bakım veya müşteri hizmeti için gerekli olan süreçler otomatik olarak başlatılır.
Böylece ürün ağaçları, çalışma planları/işyerleri ve ana veriler ile ilgili modüllerde kaydedilen bilgiler, bakım planlamasının oluşturulması için bir veri temeli oluşturur. Bunun üzerine sistem tarafından önerilen bakım planları; Malzeme İhtiyaç Planlaması, Bakım Yönetimi ve Üretim Planlaması ve Kontrolü modüllerinde gerçekleştirilir.
Bunun için gerekli olan yedek parçaların yönetilmesi, stok yönetimi ve satınalma işlev alanlarının yardımıyla ERP Malzeme İhtiyaç Planlama modülü tarafından gerçekleştirilir. Teknik sistemlerin uzun süre yüksek performans ile kullanılabilmesi için önleyici bakım çalışmalarının gerçekleştirilmesi çok önemlidir. Bu nedenle gerekli bakım planlarına ilişkin bilgiler ilgili tüm modüllerden, erkenden edinilir; önlemler etkin şekilde uygulanır ve verimlilik güvence altına alınır.
